par BettyC | 4 Mar, 2023 | Organisation
Aujourd’hui, je vais te parler de la délégation et de la collaboration. Si tu gères une entreprise, tu sais que tu as besoin de répartir les tâches pour que tout se passe bien, mais tu hésites peut-être entre embaucher quelqu’un ou faire appel à un prestataire externe. Je vais t’aider à y voir plus clair.
Embaucher ou faire appel à un collaborateur indépendant : quel choix pour déléguer ?
Si tu as besoin de quelqu’un à plein temps, tu n’as pas trop le choix : tu dois embaucher un salarié. Mais si ton réel besoin est d’avoir un coéquipier pour t’épauler de temps en temps, l’indépendant sera ton meilleur allié, tel un collaborateur.
Pour que la délégation fonctionne bien, tu dois avoir confiance en ton collaborateur et lui, doit te comprendre. Avant de chercher la personne qui saura t’aider à atteindre tes objectifs, il est important de mettre tout cela au clair. Comment pourrait-il te proposer un service efficace s’il ne comprend pas ton besoin ?
Tu dois également te mettre en tête que tu n’es pas son patron, mais que vous êtes tous les deux patrons de votre entreprise. C’est d’égal à égal que la collaboration fonctionne. Si tu n’es pas capable de l’interpeler quand il fait fausse route, cette solution n’est peut-être pas pour toi. Et cette réflexion est aussi valable dans l’autre sens. Ton prestataire de service doit pouvoir te faire part de ses remarques librement, sans blocus, car tu ne veux rien entendre.
Les étapes à suivre pour une délégation efficace
Il est donc essentiel de bien communiquer dès le début. Tu peux te créer tout un process pour cadrer cette collaboration. Par exemple, tu peux établir une fiche de note pour expliquer clairement tes besoins et tes attentes. Tu peux aussi définir des objectifs précis pour chaque mission confiée. Cela permettra à ton collaborateur de travailler efficacement et d’être force de proposition avec son œil de spécialiste dans son domaine.
Voici quelques astuces pour déléguer efficacement :
Étape 1 : Définir les besoins et les objectifs
Commence par identifier les tâches que tu peux déléguer. Il est important de déléguer les tâches qui ne nécessitent pas ta présence physique ou ta décision, un dernier retour pour validation est souvent nécessaire les premiers temps. Les tâches répétitives et peu créatives sont fréquemment les meilleures à déléguer, sauf si c’est cette compétence qu’il te manque et que tu recherches précisément.
Étape 2 : Trouver la bonne personne pour collaborer
Choisis le bon collaborateur. Il doit avoir les compétences nécessaires pour réaliser la tâche et être en mesure de la terminer dans les délais impartis. Assure-toi également qu’il partage tes valeurs et ta vision d’entreprise. (à mettre dans ton process)
Étape 3 : Établir une communication claire et constructive
Définis clairement les objectifs et les attentes. Pour que la délégation fonctionne bien, il est important de définir clairement les objectifs et les attentes. Il est également important de fournir toutes les informations indispensables pour que le collaborateur puisse travailler efficacement.
Étape 4 : Fixe des délais
Fixe des délais pour les différentes étapes de la mission et des points de contrôle réguliers pour suivre l’avancement du travail. Cela te permettra de t’assurer que tout se passe bien.
Maintenant, tu as les clés d’une délégation réussie
Ainsi, pour déléguer efficacement, il est important de se concentrer sur les résultats souhaités plutôt que sur les tâches elles-mêmes. En définissant clairement les objectifs, tu pourras donner plus de liberté à ton collaborateur pour trouver la meilleure façon d’atteindre ces objectifs. Cela peut être particulièrement utile si tu travailles avec un prestataire de services indépendant, qui peut apporter une expertise spécifique dans un domaine particulier.
Assure-toi que ton collaborateur dispose de toutes les informations nécessaires
Je l’évoquais plus haut, il est important de s’assurer que ton collaborateur a toutes les informations dont il a besoin pour réussir. Cela peut inclure des informations sur les outils et les ressources à sa disposition, ainsi que sur les contraintes et les limites qu’il doit respecter. En outre, tu dois être disponible pour répondre à toutes les questions et offrir un soutien supplémentaire si nécessaire.
L’importance de la communication dans la délégation
Enfin, la communication est la clé de toute collaboration réussie. Tu dois établir des canaux de communication clairs et réguliers avec ton collaborateur, en définissant des points de contact réguliers et en utilisant des outils de collaboration en ligne tels que les chats (Telegram, WhatsApp …), les e-mails et les appels vidéos (Visio). En outre, il est important d’être honnête et transparent dans ta communication, en informant ton collaborateur de tout changement de situation ou de priorité.
En conclusion, la délégation est une compétence essentielle pour tout entrepreneur qui cherche à faire croître son entreprise. Cela peut sembler intimidant au début, mais en suivant les conseils ci-dessus, tu pourras établir des collaborations fructueuses et efficaces qui t’aideront à atteindre tes objectifs plus rapidement et plus efficacement. Alors, n’aie pas peur de déléguer et de faire confiance à tes collaborateurs pour t’aider à réussir ! Avec une bonne préparation, tout se passera bien.
Si tu cherches à déléguer certaines tâches de manière efficace et à gagner du temps pour te concentrer sur tes priorités, tu peux envisager l’option d’une assistante virtuelle. Pour en savoir plus sur le rôle de cette professionnelle et comment elle peut t’aider, consulte mon article dédié, ou me contacter directement.
par BettyC | 26 Fév, 2023 | Organisation
Tu cherches à être plus productif dans ton travail ? Mais, as-tu déjà entendu parler du batching ?
Non, je ne parle pas de la cuisine, mais d’une méthode d’organisation qui pourrait bien t’aider à mieux gérer ton temps et à être plus efficace dans tes tâches quotidiennes.
Le batching, c’est quoi ?
Le batching, c’est simplement le fait de regrouper des tâches similaires en sessions. Au lieu de sauter d’une tâche à l’autre, tu te concentres sur une seule tâche pendant une période déterminée, avant de passer à la tâche suivante. C’est un peu comme si tu cuisinais tous tes légumes en même temps pour les utiliser ensuite dans plusieurs recettes différentes.
Le batching peut être utilisé dans de nombreux domaines, que ce soit pour le travail, les études ou même les tâches ménagères. Par exemple, si tu travailles dans le domaine de la rédaction, tu pourrais regrouper toutes tes tâches d’écriture en une seule session, avant de passer à la relecture ou à la correction. De cette façon, tu vas pouvoir te concentrer sur une seule tâche à la fois, sans être distrait(e) par d’autres tâches.
Pourquoi le batching est-il si efficace ?
Le batching est efficace pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il permet de réduire les distractions. En regroupant les tâches similaires, tu évites les interruptions qui peuvent te déconcentrer et te faire perdre du temps. Si tu as déjà essayé de travailler sur une tâche en étant interrompu(e) toutes les deux minutes, tu sais à quel point cela peut être frustrant.
Ensuite, le batching permet également de réduire le temps de transition entre les tâches. Quand tu sautes d’une tâche à l’autre, il faut un certain temps pour que ton cerveau fasse la gymnastique. Ce temps de transition peut être assez long, surtout si les tâches sont très différentes. En regroupant les tâches semblables, tu peux réduire ce temps de transition et être plus efficace.
Mais ce n’est pas tout ! Le batching peut aussi te permettre de mieux planifier ton temps. En regroupant tes tâches identiques en sessions, tu peux mieux estimer le temps nécessaire pour chaque tâche et planifier ton emploi du temps en conséquence. Et ça, ça va te permettre de mieux gérer ton temps et d’éviter les surprises de dernière minute.
Le batching peut également t’aider à être plus créatif. En te concentrant sur une seule tâche à la fois, tu vas pouvoir te plonger plus profondément dans cette tâche et développer des idées plus originales et créatives. Si tu essaies de faire plusieurs choses à la fois, tu risques de ne pas donner le meilleur de toi-même sur chaque tâche et de ne pas être aussi créatif que tu pourrais l’être.
Comment mettre en place le batching ?
Pour mettre en place le batching dans ta vie quotidienne, voici quelques conseils pour t’aider à commencer :
- Identifie les tâches similaires : avant de commencer à batcher, identifie les tâches similaires que tu peux regrouper en sessions. Par exemple, si tu travailles dans le domaine de la rédaction, tu peux regrouper toutes tes tâches d’écriture en une seule session.
- Planifie tes sessions : une fois que tu as identifié les tâches similaires, planifie tes sessions en fonction de ton emploi du temps. Essaye de planifier des sessions de 1 à 2 heures pour chaque type de tâche.
- Élimine les distractions : pour être efficace lors de tes sessions, élimine toutes les distractions qui pourraient te déconcentrer. Éteins ton téléphone, ferme les onglets de ton navigateur internet et demande à tes collègues de ne pas te déranger pendant cette période.
- Prends des pauses régulières : même si tu te concentres sur une seule tâche à la fois, il est important de prendre des pauses régulières pour reposer ton cerveau. Planifie des pauses de 5 à 10 minutes toutes les heures pour te reposer. Rappelle-toi de la méthode POMODORO.
- Réévalue régulièrement ta méthode : le batching n’est pas une méthode universelle qui convient à tout le monde. Réévalue régulièrement ta méthode pour voir si elle fonctionne pour toi et si tu as besoin d’apporter des ajustements.
En conclusion, le batching peut être une méthode très efficace pour améliorer ta productivité et mieux gérer ton temps. Cela te permet de réduire les distractions, de mieux planifier ton temps et d’être plus créatif dans ton travail. Mais n’oublie pas que c’est une méthode qui peut ne pas convenir à tout le monde et qu’il est important de l’adapter à tes besoins et à ton style de travail.
Alors, lance-toi et dis-nous si cela fonctionne pour toi, partage tes expériences avec nous dans les commentaires ci-dessous !
par BettyC | 10 Fév, 2023 | Organisation
La gestion du temps est un enjeu essentiel pour beaucoup de personnes cherchant à améliorer leur productivité au travail. Pour y parvenir, de nombreuses méthodes et techniques sont disponibles, et la méthode Pomodoro est l’une des plus populaires. Je vous propose de découvrir comment elle fonctionne et comment l’utiliser pour maximiser son temps et sa productivité.
Qu’est-ce que la méthode Pomodoro ?
Commençons par la base. La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui consiste à travailler pendant de courtes périodes de 25 minutes, suivies de pauses de 5 à 10 minutes. Cette approche permet de mieux se concentrer sur la tâche en cours, sans être distrait par les distractions extérieures. Les pauses régulières permettent également de se reposer, de se ressourcer et d’éviter la fatigue mentale. C’est d’autant plus important quand on travaille assis derrière son écran, cette pause revitalise le corps. Gardes en tête que tu dois aussi travailler de façon confortable.
Comment utiliser la méthode Pomodoro ?
Je souligne le fait que la méthode Pomodoro n’est qu’une technique parmi d’autres et qu’elle peut ne pas convenir à tout le monde. Certaines personnes peuvent trouver qu’elle n’est pas suffisamment flexible pour s’adapter à ses besoins, tandis que d’autres peuvent ne pas être en mesure de respecter les délais impartis. Il est donc important de prendre le temps de tester différentes méthodes pour trouver celle qui te convient le mieux à ton propre rythme de travail.
En outre, la méthode Pomodoro peut être combinée avec d’autres techniques de gestion du temps pour en optimiser les avantages. Par exemple, elle peut être utilisée en conjonction avec la liste de tâches, qui permet de définir les tâches à accomplir dans la journée et de les classer par ordre d’importance. De plus, la méthode Pomodoro peut également être utilisée avec des outils de productivité en ligne, tels que des timers (j’utilise Clockify), des tableaux de bord et des applications pour smartphone, pour en faciliter la mise en œuvre.
Bonus, mon choix d’outil :
J’ai choisi Clockify pour rythmer et gérer mon temps. Cet outil me permet de tracker mes tâches. Dans mon métier, avoir un visuel clair sur le temps est précieux pour réaliser mes forfaits, même si je ne souhaite pas travailler à l’heure avec mes clients. Avoir une vision concrète aide aussi à s’organiser et à être plus serein.
Mais pourquoi celui-ci plutôt qu’un autre ?
C’est un tout-en-un. Je peux aussi bien classer mes tâches par client, mettre un descriptif détaillé, mais surtout, il fait Pomodoro. Ainsi quand je lance mon tracking, il me rappelle de faire une pause et de la chronométrer également, pas question de prendre 1 h de pause non plus sauf si on décide de caler une petite séance de sport. C’est une habitude à prendre, tu risques d’oublier de lancer l’application au début, mais pas de panique, tu peux aussi ajouter manuellement ton temps dans l’outil. Dernier avantage, il se synchronise sur tous tes appareils (mobile, ordi…).
La méthode Pomodoro : la clé d’une gestion du temps réussie
En fin de compte, la gestion du temps est un élément clé pour améliorer sa productivité et sa santé mentale. La méthode Pomodoro est une technique particulièrement utile pour aider les personnes à rythmer leur travail. Tu l’as vu, il est important de la personnaliser en fonction de ses propres besoins et de la combiner avec d’autres techniques pour en maximiser les avantages. Alors, pourquoi ne pas essayer de mettre en pratique la méthode Pomodoro et de révolutionner ta gestion du temps ?
Dis-moi comment gères-tu ton temps, tes journées ?
